Kann eine getroffene Urlaubsvereinbarung einseitig widerrufen werden?

Eine zwischen Arbeitgeber/in und Arbeitnehmer/in getroffene Urlaubsvereinbarung (§ 4 Abs. 1 UrlG) ist für beide Seiten grundsätzlich verbindlich und kann daher im Normalfall von keiner der Vertragsparteien einseitig widerrufen werden. Ein einseitiger Widerruf (Rücktritt) vor Beginn des Urlaubs ist nur denkbar, wenn außergewöhnlich wichtige Gründe dafür vorliegen. Denkbare Gründe wären beispielsweise

auf Arbeitnehmerseite die Erkrankung des Arbeitnehmers selbst oder eines Angehörigen, wenn dadurch der geplante Urlaub vereitelt würde (z.B. zur Reiseuntauglichkeit führendes hohes Fieber, wodurch der gebuchte Flug storniert werden muss);
auf Arbeitgeberseite eine unvorhersehbare und für das Unternehmen schwerwiegende Gefahrensituation (z.B. der drohende Verlust eines Großauftrags, nicht hingegen jeder Personalengpass wegen Erkrankung von Arbeitskollegen).

In diesem Sinne hat die Rechtsprechung ausgeführt, dass ein Rücktritt des/der Arbeitgebers/in von einer getroffenen Urlaubsvereinbarung nur aus besonders schwerwiegenden Gründen gerechtfertigt ist, etwa wenn zur Vermeidung wirtschaftlicher Nachteile für das Unternehmen eine Inanspruchnahme des/der Arbeitnehmers/in gerade für jene Zeit, in der er seinen/ihren Urlaub antreten wollte, unumgänglich notwendig ist (OGH 11.05.1988, 9 ObA 81/88 und OGH 15.06.1988, 9 ObA 132/88).

Beachte: Der oben genannte Fall einer Erkrankung des Arbeitnehmers vor dem Urlaubsantritt ist nicht zu verwechseln mit dem im § 5 UrlG geregelten Fall einer Erkrankung während des Urlaubs. Bei Erkrankung während des Urlaubs ist zwar kein Rücktritt möglich, aber der Urlaubsverbrauch wird unter bestimmten Voraussetzungen (u.a. länger als dreitätige Erkrankung) unterbrochen.

Wer trägt die Stornokosten, wenn der Arbeitnehmer eine Urlaubsreise auf Wunsch des Arbeitgebers nicht antritt?

Widerruft der Arbeitgeber eine Urlaubsvereinbarung oder nimmt der/die Arbeitnehmer/in auf Bitten des Arbeitgebers freiwillig vom Urlaubsantritt Abstand, hat der Arbeitgeber den/die Arbeitnehmer/in finanziell schadlos zu halten. Das heißt, der Arbeitgeber muss diesfalls für eventuelle Stornokosten einer bereits gebuchten Urlaubsreise aufkommen. Es gilt somit im Ergebnis das „Verursacherprinzip“.

Auf welcher arbeitsrechtlichen Grundlage ein solcher Stornokostenersatz beruht, ist bislang weder in der Rechtsprechung noch in der Fachliteratur dezidiert geklärt worden. In Betracht kommt die Beurteilung als Aufwandersatzanspruch (§ 1014 ABGB), als Schadenersatzanspruch (§ 1295 ABGB) oder als Anspruch aufgrund konkludenter Arbeitgeberzusage (§ 863 ABGB). Aus arbeitsrechtlicher Perspektive macht es aber ohnehin keinen praktisch relevanten Unterschied, welche der genannten Rechtsgrundlagen herangezogen wird.

Wie ist ein Stornokostenersatz für eine aus dienstlichen Gründen abgesagte Urlaubsreise abgabenrechtlich zu behandeln?

Kostenersätze, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Stornierung eines bereits vereinbarten Urlaubs aufgrund eines von ihm nicht beeinflussbaren Ereignisses (z.B. Großauftrag, Krankheit anderer Mitarbeiter) an den/die Arbeitnehmer/in leistet, sind abgabenrechtlich wie folgt zu behandeln:

Lohnsteuer: Die Zahlungen sind in der Gehalts- und Lohnverrechnung als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu werten. Allerdings können beim Finanzamt in der Arbeitnehmerveranlagung Werbungskosten im nachgewiesenen Ausmaß (z.B. Stornokosten, durch die Stornierung verursachter Mehraufwand o.ä.) geltend gemacht werden (Randzahl 656a der Lohnsteuerrichtlinien). In der Arbeitnehmerveranlagung wird infolge des Werbungskostenabzugs die Steuerbemessungsgrundlage entsprechend reduziert.
Sozialversicherung: In der Sozialversicherung sind derartige Zahlungen nach Ansicht der Österreichischen Gesundheitskasse beitragsfrei (siehe z.B. ÖGK-Newsletter Nr. 8/Juli 2023). Dies gilt in gleicher Weise für die betriebliche Vorsorge (Abfertigung Neu). Begründet wird dies von der ÖGK damit, dass es sich nicht um Entgelt, sondern um einen Ersatz für den entstandenen Schaden aufgrund dienstlicher Pflichten handelt.
Lohnnebenkosten: Im Bereich des DB, DZ und der KommSt besteht Abgabepflicht.